En el entorno del comercio exterior en Colombia, contar con la mercancía en tus bodegas o vitrinas no es suficiente si no posees el amparo documental completo. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) cuenta con amplias facultades de fiscalización posterior y puede realizar visitas de inspección a los establecimientos de comercio e instalaciones para verificar la legal introducción y permanencia de los bienes extranjeros.
Para evitar sanciones, inmovilizaciones o aprehensiones de carga, es fundamental entender qué documentos exige la norma aduanera y cómo responder ante una auditoría de la autoridad.
El documento principal de amparo y sus soportes obligatorios
El documento oficial e idóneo que acredita la legal introducción y permanencia de las mercancías de origen extranjero en el Territorio Aduanero Nacional (TAN) es la Declaración de Importación con su correspondiente autorización de levante. Sin embargo, para que dicha declaración sea válida y no sea cuestionada en un control posterior, debe estar respaldada por los documentos soporte obligatorios:
- Factura Comercial: Acredita la transacción comercial internacional, identificando las partes, precios, cantidades y condiciones de venta
- Documento de Transporte: Certifica el contrato de transporte internacional (Conocimiento de Embarque / B/L, Guía Aérea o Carta de Porte)
- Declaración Andina del Valor (DAV): Justifica los elementos y factores determinantes en la fijación del valor en aduana de los bienes
- Registro o Licencia de Importación: Requerido cuando la mercancía esté sujeta al régimen de licencia previa o requiera vistos buenos de control previo
- Prueba o Certificado de Origen: Indispensable si la importación se acogió a preferencias arancelarias en virtud de un acuerdo comercial.
- Vistos Buenos y Certificados Sanitarios/Técnicos: Documentos emitidos por entidades de control (ICA, INVIMA, ministerios, etc.) según la naturaleza del producto.
- Lista de Empaque (Packing List): Detalla el contenido, marcas, peso y distribución de cada bulto o contenedor.
- Mandato Aduanero: Acredita la representación otorgada formalmente a la agencia de aduanas.
- Póliza o Certificado de Seguro: Soporte del costo del seguro internacional de la carga.
⚠️ Importante: La normativa exige conservar el original o copia de todos los documentos soporte y registros contables durante el término legal a disposición de la autoridad aduanera para cualquier verificación
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Preguntas que la DIAN puede hacerte durante una visita de inspección
Durante una diligencia de inspección contable o visita administrativa en tu empresa, los funcionarios de la DIAN no solo examinan las etiquetas o la mercancía física; también revisarán la trazabilidad financiera, la estructura contable y el modelo de negocio.
A continuación, reunimos las preguntas más frecuentes que formula la DIAN y el soporte que debes tener listo a mano
Tema | Preguntas frecuentes | Soporte que conviene tener a mano |
La empresa y quién la maneja | ¿Cuál es el objeto social? ¿Hace cuánto inició operaciones? ¿Hace cuánto ocupa el cargo el representante legal y qué función cumple? ¿Qué función tiene quien atiende la diligencia? | Certificado de existencia y representación legal, RUT |
Capital y recursos | ¿Cuál es el capital autorizado, suscrito y pagado al crearse? ¿De dónde salieron esos recursos? ¿Hubo recapitalizaciones, en qué fecha, por qué valor y con qué recursos? | Escritura o documento de constitución, soportes de los aportes |
Modelo de negocio y ventas | ¿Cómo es el modelo de negocio? ¿Cómo negocias con tus clientes? ¿Cómo recaudas las ventas? | Descripción del modelo de negocio, facturas de venta, extractos bancarios |
Local, bodegas y direcciones | ¿El inmueble es propio o arrendado? ¿Cuál es el canon y hay contrato formalizado? ¿Tienes bodegas u otros establecimientos y dónde están? Si una factura de importación trae una dirección distinta al RUT y a la bodega, ¿a quién corresponde y qué relación tienes con ese inmueble? | Contrato de arrendamiento, matrícula de establecimientos, RUT |
Origen de los fondos para importar | ¿De dónde salen los recursos con los que importas? | Extractos bancarios y soportes de los aportes o ingresos |
Proveedores del exterior | ¿Cuántos proveedores tienes y cuáles son? ¿Cómo les pagas? ¿Tienes contratos con ellos? ¿Cómo negocias? ¿Hay política de precios, acuerdos comerciales o descuentos que expliquen los valores declarados? | Contratos, correos de negociación, comprobantes de pago, listas de precios |
Agencia de aduanas y mercancía de terceros | ¿Importas mediante agencia de aduanas y cuál? Si transportas mercancía para terceros, ¿viaja facturada solo a tu nombre o cada tercero tiene su propia factura del proveedor? ¿Reconoces en tus inventarios la mercancía de terceros? | Mandato aduanero, facturas comerciales, registro de inventario de terceros |
Contabilidad e inventarios | ¿En qué momento registras contablemente las importaciones? ¿Quién las ingresa? ¿Cada cuánto haces inventario físico? ¿Todas las referencias importadas están en tu sistema de inventarios? | Comprobantes contables, actas de inventario físico, reporte del sistema de inventarios |
Deudas y cuentas contables | ¿Tienes créditos bancarios u obligaciones con socios o terceros, y con qué soportes? ¿A qué corresponde el saldo de la cuenta 1325 (cuentas por cobrar a socios y accionistas)? ¿Qué son los rubros más significativos de la cuenta 2205 (proveedores nacionales)? | Contratos de crédito, pagarés, auxiliares de las cuentas 1325 y 2205 |
Personal e impuestos | ¿Cuántas personas hay en nómina? ¿Quién elabora los impuestos de la sociedad? | Planilla de seguridad social, datos de tu contador |
Preparar las respuestas y la documentación soporte antes de que la autoridad aduanera toque a tu puerta es la mejor estrategia para proteger el patrimonio y la continuidad de tu negocio. Una incoherencia entre las facturas de venta, la contabilidad y las declaraciones de importación puede acarrear investigaciones de fiscalización y sanciones considerables.
