La facturación electrónica se ha convertido en un componente esencial del sistema tributario colombiano, marcando una transformación considerable de la factura tradicional en papel: Posee la misma validez legal a todos los efectos. Se ha implementado de manera generalizada para que la administración tributaria – DIAN – optimice los mecanismos de control fiscal. Esto también busca simplificar el cumplimiento de las obligaciones de los contribuyentes y avanzar hacia la digitalización de los procesos comerciales.
En Colombia, según el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, la facturación electrónica es obligatoria para un amplio rango de sujetos económicos, incluyendo profesionales independientes y pequeños comerciantes bajo ciertas condiciones. Esta medida busca digitalizar las transacciones comerciales para mejorar la trazabilidad y control fiscal, combatiendo la evasión y elusión.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
- Los responsables del impuesto sobre la ventas -IVA;
- Los responsables del impuesto nacional al consumo;
- Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto;
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales;
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Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618 -2 del Estatuto Tributario.
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Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación -SIMPLE.
El incumplimiento de las obligaciones relativas a la facturación electrónica en Colombia acarrea una serie de consecuencias legales que pueden ser de naturaleza pecuniaria (multas), administrativa (como el cierre del establecimiento) e incluso fiscal (afectando la deducibilidad de costos y gastos). Estas sanciones están primordialmente contempladas en el Estatuto Tributario.
El Artículo 652-1 del Estatuto Tributario sanciona con clausura el no expedir facturas. No obstante, según el Parágrafo 6 del Artículo 657, esta sanción puede conmutarse por una multa del 10% de los ingresos operacionales del mes anterior al hecho sancionable. No facturar electrónicamente conlleva el riesgo de clausura del negocio, una sanción severa que puede ser sustituida por una multa monetaria considerable. Esta alternativa, aunque evita el cierre, implica un gasto financiero significativo y busca asegurar el cumplimiento fiscal o la recaudación de la sanción. La DIAN sanciona la falta de facturación y la emisión de facturas sin requisitos legales. El artículo 652 del Estatuto Tributario establece una multa del 1% del valor facturado sin requisitos, hasta un máximo de 950 UVT, cuando se omiten los requisitos de los literales a), h) o i) del artículo 617. El Artículo 617 detalla los requisitos de facturación, incluyendo denominación, identificación del vendedor, numeración consecutiva, fecha, descripción, valor total, NIT del comprador, IVA discriminado (si aplica) e indicación de retenedor (si aplica).
La expedición repetida de facturas sin cumplir con los requisitos del Art. 617 E.T. resultará en el cierre del establecimiento comercial, según el Art. 657 del Estatuto Tributario, en lugar de una multa. La administración tributaria exige la calidad e integridad de la información en la factura electrónica; errores u omisiones pueden acarrear graves consecuencias.
Sanción por no suministrar información, suministrarla con errores o de forma extemporánea (Artículo 651 E.T.)
El Artículo 651 del Estatuto Tributario contempla sanciones para los contribuyentes que no proporcionen la información solicitada por la DIAN, o que lo hagan de manera incorrecta o fuera de los plazos fijados. Aunque esta sanción es de carácter general y no se aplica únicamente a la facturación electrónica, está directamente relacionada con ella. Esto se debe a que las facturas electrónicas son una fuente fundamental de información que la DIAN utiliza en sus procesos de fiscalización y control.
Implicaciones Fiscales para el adquirente y el emisor
Las consecuencias del incumplimiento en la facturación electrónica no se limitan a las sanciones directas impuestas al emisor. También existen importantes implicaciones fiscales que afectan tanto al emisor como, de manera muy significativa, al adquirente de los bienes o servicios. El Artículo 771-2 del Estatuto Tributario establece que, para la procedencia de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta, así como de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas (IVA), se requiere de soportes que cumplan con los requisitos legales. La factura de venta, y por ende la factura electrónica de venta, es el soporte por excelencia para estos efectos.
Si el adquirente de un bien o servicio no exige o no recibe la factura electrónica válida de su proveedor, o si la factura recibida no cumple con la totalidad de los requisitos establecidos en el Artículo 617 del E.T. y demás normas concordantes, los costos, gastos o el IVA descontable asociados a dicha transacción pueden ser desconocidos o rechazados por la DIAN en un eventual proceso de fiscalización. Esto tiene un impacto directo en la carga tributaria del adquirente, incrementando su impuesto de renta a pagar o disminuyendo sus saldos a favor de IVA.
¿Cómo hace la DIAN para saber si estoy o no facturando electrónicamente?
Funcionarios de la DIAN pueden realizar inspecciones in situ o requerimientos de información para constatar el cumplimiento de las obligaciones. Si la DIAN detecta irregularidades en la facturación electrónica, emitirá un “pliego de cargos” detallando la infracción y las normas vulneradas. El contribuyente tendrá un plazo para responder y presentar pruebas de defensa. Este plazo varía según la sanción, siendo de diez (10) días para sanciones como el cierre o la expedición de facturas sin requisitos (Artículos 657 y 652 E.T.), y de un (1) mes para irregularidades en libros de contabilidad (Art. 656 E.T.) si se impone por resolución independiente.
Dado lo complejo de la normativa y las serias consecuencias por no facturar electrónicamente, es clave que los obligados se pongan las pilas y se anticipen. Mejor prevenir y cumplir, que es mucho menos costoso y riesgoso que tener que enfrentar un proceso sancionatorio. Es esencial que toda persona, natural o jurídica, realice un autodiagnóstico periódico para confirmar si debe facturar electrónicamente. Esto implica revisar la normativa actual, considerando tipo de persona, ingresos, actividad económica, establecimientos, y responsabilidades fiscales. Sin embargo, dada la constante evolución de las leyes tributarias, es crucial mantenerse actualizado y, dada su complejidad, puedes optar por buscar asesoría contable o tributaria experta para asegurar el cumplimiento y evitar sanciones.
Es más prudente y económico para las empresas invertir en sistemas apropiados, formación constante y acompañamiento experto preventivo. Esto resulta ser una estrategia más inteligente a largo plazo que afrontar sanciones, multas o cierres que derivan de procesos legales.
